Wprowadzenie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa w Polsce, implementującej Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, stawia przed organizacjami nowe wyzwania w zakresie zarządzania ryzykiem i zgodności z przepisami. Procedura zgłoszeń wewnętrznych stanowi fundament systemu ochrony sygnalistów i jest niezbędna dla skutecznego wykrywania oraz eliminowania nieprawidłowości wewnątrz firmy. Skutecznie wdrożona procedura nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także buduje kulturę zaufania i transparentności.

W niniejszym artykule przedstawimy obligatoryjne i fakultatywne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz zaproponujemy różnorodne praktyczne rozwiązania umożliwiające spełnienie wymogów ustawowych. Zrozumienie tych elementów i dostępnych opcji pozwoli organizacjom na dostosowanie procedury do swojej specyfiki i potrzeb.

Dlaczego dobrze zaprojektowana procedura zgłoszeń wewnętrznych jest tak ważna?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwia pracownikom i innym osobom związanym z organizacją zgłaszanie naruszeń prawa w sposób bezpieczny i poufny. Wczesne wykrywanie nieprawidłowości pozwala na ich szybkie usunięcie, minimalizując ryzyko prawne i reputacyjne. Ponadto, efektywny system zgłoszeń wewnętrznych może zapobiec konieczności zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych, co często wiąże się z większymi konsekwencjami dla firmy.

Elementy Obligatoryjne Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych

Ustawa określa osiem kluczowych elementów, które każda procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać:

1. Wyznaczenie Podmiotu Przyjmującego Zgłoszenia

Organizacja musi określić wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń, lub może powierzyć to zadanie podmiotowi zewnętrznemu.

Możliwe rozwiązania:

• Osoba upoważniona wewnątrz organizacji – dedykowany pracownik, np. z działu compliance lub HR. Jest to rozwiązanie proste, ale wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu niezależności tej osoby.
• wewnętrzna jednostka organizacyjna (kolegium) – komisja, zespół składający się z przedstawicieli różnych działów, np. compliance, HR, albo dedykowana do tego celu komórka organizacji – np. audyt wewnętrzny. W większych organizacjach może to być praktyczne, ale wiąże się z ryzykiem trudności w zachowaniu poufności.
• Wyspecjalizowana firma zewnętrzna – profesjonalny podmiot zajmujący się przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń. Outsourcing tej funkcji pozwala uniknąć podejrzeń o stronniczość i zwiększa zaufanie sygnalistów.

2. Określenie Sposobów Przekazywania Zgłoszeń

Zgodnie z wymogami ustawy, procedura zgłoszeń wewnętrznych musi obejmować co najmniej jeden kanał pisemny lub ustny, umożliwiający sygnalistom dokonanie zgłoszenia. Organizacja powinna jasno określić dostępne sposoby przekazywania zgłoszeń oraz poinformować sygnalistów o możliwości podania danych kontaktowych w celu otrzymania potwierdzenia i informacji zwrotnej.

Wymagane kanały zgłoszeń zgodnie z ustawą:

Zgłoszenia pisemne:

W postaci papierowej (np. listownie na określony adres).

W postaci elektronicznej (np. poprzez dedykowany adres e-mail lub formularz online).

Zgłoszenia ustne:

Telefonicznie (przez nagrywaną lub nienagrywaną linię telefoniczną).

Za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. komunikatory internetowe).

Podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni.

Dokumentowanie zgłoszeń ustnych:

Nagrywane zgłoszenia telefoniczne lub spotkania:

Za zgodą sygnalisty, rozmowa jest nagrywana lub sporządzana jest dokładna transkrypcja.

Nienagrywane zgłoszenia telefoniczne lub spotkania:

Sporządzany jest protokół rozmowy, który sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić przez podpisanie.

Przykładowe kanały zgłoszeniowe:

• Dedykowany adres e-mail (zgłoszenie pisemne elektroniczne):

Zalety:

• Szybkość i wygoda komunikacji.
• Możliwość dołączenia dokumentów i dowodów.
• Łatwość archiwizacji i śledzenia zgłoszeń.

Wady:

• Konieczność zapewnienia odpowiedniego zabezpieczenia i szyfrowania.
• Wymaga oddelegowania osób do obsługi skrzynki e-mail i zapewnienia poufności.
• Zgłoszenie przez dedykowaną aplikację lub platformę (zgłoszenie pisemne elektroniczne):

Zalety:

• Umożliwia anonimowe zgłoszenia.
• Strukturyzowane dane ułatwiają analizę i procesowanie zgłoszeń.
• Wysoki poziom bezpieczeństwa dzięki szyfrowaniu i autoryzacji.

Wady:

• Koszty związane z zakupem i utrzymaniem profesjonalnej platformy.
• Konieczność opłacania abonamentu za korzystanie z narzędzi.
• Potrzeba przeszkolenia personelu do obsługi aplikacji.
• Koszty te mogą być zbliżone do kosztów outsourcingu przyjmowania zgłoszeń, przy czym outsourcing eliminuje konieczność oddelegowania pracowników do obsługi aplikacji.
• Linia telefoniczna (zgłoszenie ustne):
• Nagrywana linia telefoniczna (za zgodą sygnalisty):

Zalety:

• Bezpośredni kontakt umożliwia natychmiastowe wyjaśnienie wątpliwości.
• Nagranie rozmowy stanowi dokładny zapis zgłoszenia.

Wady:

• Wymaga zgody sygnalisty na nagrywanie.
• Konieczność zapewnienia bezpiecznego przechowywania nagrań.
• Koszty związane z infrastrukturą nagrywania i przechowywania danych.
• Nienagrywana linia telefoniczna:

Zalety:

• Sygnalista może czuć się bardziej komfortowo bez nagrywania.

Wady:

• Ryzyko błędnej interpretacji lub utraty informacji.
• Konieczność sporządzania protokołu rozmowy, co wymaga dodatkowego czasu i zasobów.

• Skrzynka pocztowa na zgłoszenia pisemne (zgłoszenie pisemne papierowe):

Zalety:

• Dostępność dla osób preferujących tradycyjne metody komunikacji.
• Możliwość zachowania anonimowości poprzez brak danych nadawcy.

Wady:

• Dłuższy czas oczekiwania na otrzymanie zgłoszenia.
• Ryzyko fizycznego dostępu osób nieuprawnionych do skrzynki.
• Potrzeba regularnego monitorowania skrzynki.

• Osobiste spotkanie na wniosek sygnalisty (zgłoszenie ustne):

Zalety:

• Bezpośrednia interakcja umożliwia dogłębne omówienie problemu.
• Możliwość budowania zaufania i zapewnienia sygnaliście wsparcia.

Wady:

• Sygnalista może obawiać się ujawnienia tożsamości.
• Konieczność organizacji spotkania w terminie 14 dni.
• Wymaga zaangażowania czasowego odpowiednich osób.

Zalety i wady poszczególnych kanałów zgłoszeń można rozpatrywać w kontekście ich dostępności, szybkości oraz poziomu bezpieczeństwa i wygody dla sygnalistów. Kanały elektroniczne, takie jak e-mail czy formularze online, oferują szybkość przekazywania informacji i są dostępne przez całą dobę, co pozwala na dokonywanie zgłoszeń w dogodnym dla sygnalisty czasie. W przypadku formularzy online istnieje możliwość zachowania anonimowości, co może zwiększyć skłonność do zgłaszania nieprawidłowości. Jednakże korzystanie z kanałów elektronicznych wiąże się z koniecznością inwestycji w bezpieczne systemy informatyczne oraz może generować znaczne koszty abonamentu za profesjonalne narzędzia. Ponadto wymaga oddelegowania personelu do obsługi i monitorowania zgłoszeń, co może stanowić dodatkowe obciążenie dla organizacji.

Kanały ustne, takie jak telefon czy bezpośrednie spotkania, umożliwiają bezpośredni kontakt, co sprzyja lepszemu zrozumieniu zgłoszenia i pozwala sygnaliście otrzymać natychmiastowe wsparcie. Jednakże istnieje ryzyko niepełnego lub błędnego udokumentowania takiego zgłoszenia, a także konieczność zapewnienia dostępności odpowiednich osób w określonych godzinach. Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z utrzymaniem linii telefonicznej i nagrywaniem rozmów, co wymaga odpowiedniej infrastruktury i zabezpieczeń.

Natomiast kanały tradycyjne, takie jak listy czy skrzynki pocztowe, są dostępne dla wszystkich, niezależnie od poziomu znajomości technologii, i pozwalają na posiadanie fizycznego dowodu zgłoszenia. Mimo to charakteryzują się wolniejszym przepływem informacji, co może opóźniać reakcję na zgłoszenie, oraz wiążą się z ryzykiem utraty lub nieuprawnionego dostępu do korespondencji. Ponadto zarządzanie takimi zgłoszeniami wymaga ręcznego procesu, co może być mniej efektywne i bardziej czasochłonne w porównaniu z elektronicznymi systemami zgłoszeń.

Profesjonalne wsparcie w doborze kanałów zgłoszeń:

Dobór odpowiednich kanałów zgłoszeniowych jest kluczowy dla skuteczności procedury oraz zaufania sygnalistów. Subtelne wsparcie profesjonalistów może pomóc w optymalnym zaprojektowaniu i wdrożeniu systemu zgłoszeń:

Ekspertyza w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami: Specjaliści pomogą zapewnić, że kanały zgłoszeń spełniają wszystkie wymogi prawne i standardy ochrony danych.

Dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii: Profesjonalne platformy oferują funkcje, które zwiększają efektywność i bezpieczeństwo procesu zgłaszania.

Oszczędność zasobów wewnętrznych: Wykorzystanie zewnętrznych narzędzi może zredukować potrzebę oddelegowania własnych pracowników do obsługi zgłoszeń.

Porównywalność kosztów: Koszty abonamentu za profesjonalne platformy są często zbliżone do kosztów outsourcingu przyjmowania zgłoszeń. Wybierając outsourcing, organizacja nie musi dodatkowo angażować personelu do obsługi aplikacji, co może być korzystne z perspektywy efektywności.

3. Wyznaczenie Bezstronnej Jednostki lub Osoby Odpowiedzialnej za Działania Następcze

Organizacja musi wskazać jednostkę lub osobę odpowiedzialną za weryfikację zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz komunikację z sygnalistą, zapewniając jej bezstronność. Jednostka przyjmująca zgłoszenia i jednostka podejmująca działania następcze mogą być tą samą jednostką, jednak często w praktyce będą to różne podmioty. Wynika to z faktu, że w przypadku potwierdzenia naruszenia prawa, działania naprawcze zwykle wymagają zaangażowania wyższego szczebla organizacyjnego lub specjalistycznych działów w firmie.

Możliwe rozwiązania:

• Osoba lub jednostka wewnętrzna odpowiedzialna zarówno za przyjmowanie zgłoszeń, jak i działania następcze: Może to być dedykowany dział compliance, audytu wewnętrznego lub osoba pełniąca funkcję inspektora ds. etyki. Ważne jest, aby zapewnić jej niezależność od struktur operacyjnych i osób potencjalnie zaangażowanych w naruszenie.
• Podział funkcji między różne jednostki: Zgłoszenia są przyjmowane przez jedną jednostkę (np. dział HR), a działania następcze podejmowane przez inną (np. komisję ds. etyki lub kierownictwo wyższego szczebla). Takie rozwiązanie może zwiększyć bezstronność procesu i umożliwić efektywne zarządzanie działaniami naprawczymi.
• Wykorzystanie wsparcia zewnętrznych ekspertów: Działania następcze muszą być podjęte przez samą organizację, jednak nie ma przeszkód, aby firma skorzystała z doradztwa zewnętrznych specjalistów, którzy mogą dostarczyć niezależnej perspektywy i fachowej wiedzy. Często są to ci sami profesjonaliści, którzy wspierają organizację w przyjmowaniu zgłoszeń. Ich zaangażowanie może pomóc w obiektywnej ocenie sytuacji i wypracowaniu skutecznych rozwiązań.

Zapewnienie bezstronności jednostki odpowiedzialnej za działania następcze jest kluczowe dla zaufania sygnalistów i skuteczności całej procedury. Osoby te powinny działać niezależnie od osób, których zgłoszenie może dotyczyć, oraz posiadać odpowiednie kompetencje i autorytet do podejmowania decyzji i wdrażania działań naprawczych. W przypadku poważnych naruszeń lub sytuacji wymagających specjalistycznej wiedzy, wsparcie zewnętrznych ekspertów może okazać się nieocenione.

4. Tryb Postępowania z Anonimowymi Zgłoszeniami

Procedura powinna określać, czy organizacja przyjmuje zgłoszenia anonimowe i jak są one obsługiwane.

Dlaczego warto przyjmować zgłoszenia anonimowe?

4. Zwiększają liczbę zgłoszeń, szczególnie w środowiskach o niskim poziomie zaufania.
5. Pozwalają na wcześniejsze wykrycie naruszeń, zanim staną się poważniejszym problemem.
6. Budują kulturę otwartości, pokazując, że organizacja jest otwarta na wszelkie informacje o nieprawidłowościach.
7. Potwierdzenie Przyjęcia Zgłoszenia w Terminie 7 Dni

Organizacja jest zobowiązana potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, pod warunkiem posiadania adresu do kontaktu.

6. Obowiązek Podjęcia Działań Następczych z Należytą Starannością

Procedura musi zobowiązywać odpowiedzialne jednostki lub osoby do podjęcia działań następczych w sposób rzetelny i profesjonalny.

7. Określenie Maksymalnego Terminu na Przekazanie Informacji Zwrotnej

Organizacja musi przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od jego otrzymania, jeśli potwierdzenie nie zostało wysłane.

8. Informacje o Możliwości Dokonywania Zgłoszeń Zewnętrznych

Procedura powinna zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje o możliwości dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich czy instytucje Unii Europejskiej.

Elementy Fakultatywne Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych

Organizacje mogą rozszerzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych o dodatkowe elementy, które wykraczają poza minimalne wymogi ustawowe. Wprowadzenie tych elementów może zwiększyć efektywność systemu zgłaszania nieprawidłowości, budować kulturę etyczną i transparentności w organizacji oraz dodatkowo chronić przed potencjalnymi ryzykami.

1. Wskazanie Dodatkowych Naruszeń

Procedura może umożliwiać zgłaszanie nie tylko naruszeń prawa określonych w ustawie, ale także naruszeń wewnętrznych regulacji, polityk, procedur czy standardów etycznych obowiązujących w organizacji.

Zalety:

• Kompleksowe podejście do zgodności i etyki: Umożliwia pracownikom zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości, co sprzyja budowaniu kultury etycznej i odpowiedzialności w organizacji.
• Wczesne wykrywanie problemów: Pozwala na identyfikację i rozwiązanie drobnych nieprawidłowości zanim przerodzą się w poważniejsze naruszenia prawne lub reputacyjne.
• Zwiększenie zaangażowania pracowników: Pokazuje, że organizacja ceni sobie opinie i spostrzeżenia pracowników, co może zwiększyć ich lojalność i satysfakcję z pracy.

Możliwe warianty wdrożenia:

• Szerokie ujęcie: Procedura obejmuje wszystkie naruszenia, w tym dotyczące kodeksu etyki, polityk HR, bezpieczeństwa informacji itp.
• Skoncentrowane ujęcie: Skupienie się na kluczowych obszarach działalności, które są strategiczne dla organizacji lub niosą ze sobą największe ryzyko.

2. Wskazanie Czynników Ryzyka

Procedura może zawierać identyfikację obszarów działalności firmy szczególnie narażonych na naruszenia prawa lub standardów etycznych. Wskazanie tych czynników ryzyka pozwala na ukierunkowanie uwagi pracowników i zarządzanie ryzykiem w sposób proaktywny.

Zalety:

• Świadomość ryzyka: Pracownicy są bardziej świadomi potencjalnych zagrożeń w konkretnych obszarach, co może zwiększyć ich czujność i odpowiedzialność.
• Ukierunkowane działania prewencyjne: Organizacja może wdrożyć specjalne środki kontrolne i szkoleniowe w obszarach wysokiego ryzyka.
• Efektywne zarządzanie ryzykiem: Pomaga w alokacji zasobów tam, gdzie są najbardziej potrzebne, co zwiększa efektywność działań zgodności.

Możliwe warianty wdrożenia:

• Ogólne wskazanie obszarów: Np. wskazanie, że dział zakupów, sprzedaży czy relacji z klientami są szczególnie narażone na ryzyko korupcji.
• Szczegółowe mapowanie ryzyka: Przeprowadzenie analizy ryzyka i szczegółowe opisanie procesów i sytuacji, w których może dojść do naruszeń.

3. Informacja o Bezpośrednim Prawie do Zgłoszenia Zewnętrznego

Procedura może zawierać informację, że sygnalista ma prawo dokonać zgłoszenia bezpośrednio do organów publicznych, z pominięciem procedury wewnętrznej.

Zalety:

• Przejrzystość i zaufanie: Pokazuje otwartość organizacji i szacunek dla praw pracowników, co buduje zaufanie.
• Zgodność z prawem: Ustawa przewiduje takie prawo dla sygnalistów, więc uwzględnienie go w procedurze jest zgodne z wymogami prawnymi.
• Zachęta do korzystania z procedury wewnętrznej: Wiedząc o możliwości zgłoszenia zewnętrznego, organizacja może lepiej motywować pracowników do korzystania z kanałów wewnętrznych, oferując np. szybsze i bardziej efektywne rozwiązywanie problemów.

Możliwe warianty wdrożenia:

• Jasne wskazanie prawa: Krótkie stwierdzenie informujące o prawie do zgłoszenia zewnętrznego.
• Szczegółowe informacje i instrukcje: Podanie danych kontaktowych do właściwych organów oraz opisanie procedur zgłoszeń zewnętrznych.

4. System Zachęt do Korzystania z Procedury Wewnętrznej

Wprowadzenie mechanizmów motywujących do zgłaszania naruszeń wewnętrznie może zwiększyć efektywność systemu i zachęcić pracowników do aktywnego udziału w budowaniu kultury zgodności.

Przykładowe mechanizmy zachęt:

• Zapewnienie anonimowości: Umożliwienie dokonywania zgłoszeń anonimowych, co może zwiększyć poczucie bezpieczeństwa sygnalistów.
• Szybkie i transparentne rozpatrywanie zgłoszeń: Ustanowienie krótszych terminów na podjęcie działań następczych i informowanie o postępach wewnątrz organizacji.
• Gwarancja ochrony przed działaniami odwetowymi: Jasne komunikowanie polityki zero tolerancji dla działań odwetowych i konsekwencji dla osób naruszających tę zasadę.
• Edukacja i komunikacja: Regularne szkolenia i kampanie informacyjne na temat procedury zgłoszeń, jej znaczenia i korzyści.

Możliwe warianty wdrożenia:

• Programy uznaniowe: Wprowadzenie systemu nagród niematerialnych, takich jak listy pochwalne czy wyróżnienia, za wkład w poprawę funkcjonowania organizacji.
• Feedback i zaangażowanie: Zachęcanie sygnalistów do udziału w spotkaniach dotyczących poprawy procesów, oczywiście z poszanowaniem ich anonimowości i komfortu.

Argumenty do rozważenia:

• Etyka i motywacje: Należy unikać tworzenia bodźców, które mogłyby skłaniać do nadużyć czy fałszywych oskarżeń.
• Kultura organizacyjna: Mechanizmy zachęt powinny być spójne z wartościami i kulturą organizacji, aby były autentyczne i skuteczne.

Rozszerzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych o elementy fakultatywne pozwala organizacji na dostosowanie jej do własnych potrzeb i specyfiki. Wprowadzenie dodatkowych elementów może znacząco zwiększyć skuteczność systemu, poprawić komunikację wewnętrzną i wzmocnić kulturę etyczną.

Przy rozważaniu wprowadzenia tych elementów warto:

• Dokonać analizy potrzeb: Ocenić, które elementy będą najbardziej korzystne dla organizacji i jej pracowników.
• Zaangażować interesariuszy: Konsultować zmiany z pracownikami, związkami zawodowymi czy działami odpowiedzialnymi za compliance i HR.
• Zapewnić jasność i przejrzystość: Procedura powinna być napisana w sposób zrozumiały i dostępny dla wszystkich pracowników.
• Monitorować i aktualizować procedurę: Regularna ocena efektywności i wprowadzanie niezbędnych zmian pozwoli utrzymać wysoką skuteczność systemu zgłaszania nieprawidłowości.

Wprowadzenie elementów fakultatywnych jest szansą na wzmocnienie zaangażowania pracowników i budowanie kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu i odpowiedzialności. Profesjonalne wsparcie w tym procesie może pomóc w opracowaniu rozwiązań najlepiej dopasowanych do specyfiki organizacji, zapewniając zgodność z przepisami i najlepszymi praktykami rynkowymi.

Podsumowanie

Opracowanie i wdrożenie skutecznej procedury zgłoszeń wewnętrznych jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale przede wszystkim szansą na wzmocnienie kultury organizacyjnej opartej na etyce i transparentności. Wybór odpowiednich rozwiązań powinien być dostosowany do specyfiki organizacji, jej wielkości, struktury oraz kultury.

Kluczowe jest zapewnienie, aby procedura była:

• Zgodna z wymogami prawnymi.
• Dostępna i zrozumiała dla wszystkich pracowników.
• Skuteczna w wykrywaniu i eliminowaniu nieprawidłowości.
• Oparta na zasadach poufności i ochrony sygnalistów.

Zlecenie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych profesjonalnej firmie albo wdrożenie nowoczesnych narzędzi, takich jak platformy zgłoszeniowe czy współpraca z zewnętrznymi ekspertami, może znacząco odciążyć organizację i zmniejszyć ryzyko stwierdzenia nieprawidłowości przy wdrożeniu ochrony sygnalistów w firmie. Warto również inwestować w edukację i komunikację wewnętrzną, aby budować zaufanie i zachęcać do korzystania z procedury.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w opracowaniu lub wdrożeniu procedury zgłoszeń wewnętrznych dostosowanej do potrzeb Twojej organizacji, warto skorzystać z doświadczenia profesjonalistów w tej dziedzinie. Eksperci pomogą nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także wdrożyć rozwiązania, które realnie wpłyną na poprawę kultury organizacyjnej i zarządzanie ryzykiem.