Wprowadzenie

Polska, podobnie jak inne państwa członkowskie Unii Europejskiej, stoi przed koniecznością dostosowania swojego prawa pracy do wymogów Dyrektywy UE 2023/970 dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń i równego traktowania. Przepisy te, które mają zostać zaimplementowane do polskiego prawa do 7 czerwca 2026 roku. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie transparentności w obszarze wynagrodzeń, zmniejszenie luki płacowej między kobietami a mężczyznami oraz promowanie zasad równości w miejscu pracy.

Dla polskich pracodawców oznacza to konieczność wprowadzenia istotnych zmian w dotychczasowych praktykach zarządzania wynagrodzeniami i polityką kadrową. W szczególności firmy będą musiały sprostać nowym obowiązkom związanym z raportowaniem różnic płacowych, zapewnieniem przejrzystości wynagrodzeń oraz dostosowaniem systemów wynagradzania do obiektywnych i neutralnych kryteriów. W artykule omówimy te zmiany, ich znaczenie dla przedsiębiorców oraz sposoby przygotowania się do nowych wymogów, z uwzględnieniem specyfiki branży FMCG.

1. Implementacja przepisów – harmonogram i zakres dyrektywy

Dyrektywa UE 2023/970 została przyjęta w maju 2023 roku, a jej przepisy weszły w życie miesiąc później. Państwa członkowskie mają czas do 7 czerwca 2026 roku na pełne wdrożenie jej postanowień do krajowego porządku prawnego. Nowe regulacje obejmują szeroki zakres podmiotów i osób:

1. Pracodawcy: Wszyscy pracodawcy działający na terenie UE, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, bez względu na branżę czy wielkość przedsiębiorstwa.
2. Pracownicy: Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz innych form zatrudnienia określonych przez krajowe prawo pracy. Obejmuje to również pracowników tymczasowych i sezonowych.
3. Kandydaci do pracy: Osoby ubiegające się o zatrudnienie będą miały prawo do informacji o wynagrodzeniu na oferowanym stanowisku.

Dyrektywa nie odnosi się bezpośrednio do osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Jednakże szczegółowy zakres polskich przepisów może być szerszy, jeśli ustawodawca zdecyduje się na dodatkowe regulacje. Przedstawiciele unijnych instytucji namawiają państwa członkowskie na objęcie regulacjami całego rynku zatrudnionych.

2. Główne obowiązki dla pracodawców

Nowe przepisy wprowadzają szereg obowiązków, które mają na celu zwiększenie transparentności wynagrodzeń i eliminację dyskryminacji płacowej. Do najważniejszych z nich należą:

a) Raportowanie różnic płacowych

Jednym z kluczowych elementów dyrektywy jest obowiązek regularnego raportowania różnic w wynagrodzeniach między kobietami a mężczyznami. Obowiązek ten jest uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa:

• Przedsiębiorstwa zatrudniające ponad 250 pracowników:
  • Coroczne raportowanie różnic w wynagrodzeniach podstawowych i zmiennych, takich jak premie czy bonusy.
  • Prezentacja mediany wynagrodzeń w podziale na kategorie pracowników i płeć.
  • Obowiązek działania: Jeśli różnica w wynagrodzeniach wynosi co najmniej 5%, pracodawca musi przeprowadzić wewnętrzną analizę przyczyn oraz opracować i wdrożyć plan naprawczy w ciągu sześciu miesięcy.
• Przedsiębiorstwa zatrudniające od 100 do 249 pracowników:
  • Będą zobowiązane do raportowania co trzy lata, co pozwoli na monitorowanie i identyfikację ewentualnych nierówności płacowych również w średnich firmach.

Dla przedsiębiorstw z branży FMCG, gdzie liczba zatrudnionych często przekracza te progi, obowiązek ten będzie miał istotne znaczenie. Firmy te będą musiały wdrożyć efektywne systemy zbierania i analizy danych, aby sprostać wymogom raportowania.

b) Przejrzystość wynagrodzeń

Pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia większej przejrzystości w kwestiach wynagrodzeń, zarówno wobec obecnych pracowników, jak i kandydatów do pracy:

• Informacje dla kandydatów:
  • W ogłoszeniach o pracę będzie trzeba podawać początkowe wynagrodzenie lub jego przedział.
• Informacje te będą musiały być dostępne przed rozmową kwalifikacyjną, co pozwoli kandydatom na świadome podejmowanie decyzji o aplikowaniu.
• Prawo do informacji dla pracowników:

• Pracownicy będą mogli zażądać informacji o średnich poziomach wynagrodzeń w firmie dla swojego stanowiska, z podziałem na płeć.
• Pracodawcy będą zobowiązani do udzielenia odpowiedzi w określonym terminie , nie przekraczającym dwóch miesięcy.

W praktyce oznacza to konieczność przygotowania przez firmy jasnych i przejrzystych struktur wynagrodzeń oraz procedur komunikacji z pracownikami i kandydatami.

c) Zakaz klauzul poufności wynagrodzeń

Dyrektywa wprowadza zakaz stosowania klauzul poufności dotyczących wynagrodzeń w umowach o pracę. Oznacza to, że pracodawcy nie będą mogli zabraniać pracownikom ujawniania wysokości swoich wynagrodzeń innym osobom, w tym współpracownikom czy związkowcom. Ma to na celu ułatwienie identyfikacji i eliminacji ewentualnych nierówności płacowych. W konsekwencji Pracodawcy nie będą mogli wprowadzać do umów o pracę klauzul zakazujących ujawniania wysokości wynagrodzenia. Dotychczas popularne klauzule poufności wynagrodzeń zostaną formalnie zakazane.

d) Neutralność systemów wynagradzania

Pracodawcy będą musieli zapewnić, że ich systemy wynagradzania są neutralne pod względem płci i oparte na obiektywnych kryteriach. Oznacza to:

• Ocena wartości pracy powinna uwzględniać:
  • Wymagane umiejętności i kwalifikacje.
  • Zakres odpowiedzialności na danym stanowisku.
  • Wysiłek fizyczny i intelektualny związany z wykonywaniem pracy.
  • Warunki pracy, takie jak środowisko czy godziny pracy.
• Unikanie dyskryminacji poprzez regularną analizę i aktualizację polityk wynagradzania.

W sektorze FMCG, gdzie różnorodność stanowisk jest duża, konieczne będzie opracowanie spójnych i transparentnych kryteriów wynagradzania, aby zapewnić równe traktowanie wszystkich pracowników.

3. Kary i sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Nieprzestrzeganie nowych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami dla pracodawców:

• Grzywny:
  • Wysokość kar może być uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa i stopnia naruszenia przepisów.
  • Organy kontrolne będą miały uprawnienia do nakładania sankcji finansowych za brak zgodności z dyrektywą.
• Odszkodowania dla pracowników:
  • Pracownicy, którzy doświadczyli dyskryminacji płacowej, będą mogli dochodzić odszkodowań obejmujących zaległe wynagrodzenia oraz rekompensatę za szkody niematerialne, takie jak stres czy naruszenie dóbr osobistych.
• Wykluczenie z zamówień publicznych:
  • Firmy naruszające przepisy wprowadzone Dyrektywą mogą zostać wykluczone z udziału w przetargach i projektach finansowanych ze środków publicznych, co może mieć istotne konsekwencje biznesowe.

4. Jak przygotować firmę do nowych regulacji?

Aby sprostać nowym wymogom, pracodawcy powinni podjąć szereg działań przygotowawczych:

a) Audyt systemów wynagrodzeń

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie audytu wynagrodzeń, który pozwoli na zidentyfikowanie potencjalnych nierówności. W każdej branży, w tym również w obszarze FMCG, różnice w wynagrodzeniach mogą wynikać z lokalizacji zakładów czy rodzaju pracy, audyt pozwoli na lepsze zrozumienie struktury płac.

• Przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnych systemów wynagradzania pod kątem zgodności z zasadami równego traktowania.
• Identyfikacja ewentualnych nierówności płacowych i ich przyczyn.
• Opracowanie planu działań mających na celu eliminację zidentyfikowanych dysproporcji.

b) Szkolenia dla menedżerów i działów HR

• Edukacja kadry zarządzającej w zakresie nowych obowiązków i zasad wynikających z dyrektywy.
• Szkolenia dla pracowników działów HR dotyczące wdrażania nowych procedur i komunikacji z pracownikami.
• Budowanie świadomości wśród wszystkich pracowników na temat równości płacowej i nowych praw.

c) Wdrożenie nowoczesnych systemów IT wspierających raportowanie

• Implementacja narzędzi informatycznych umożliwiających efektywne zbieranie, analizowanie i raportowanie danych o wynagrodzeniach.
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

d) Ujednolicenie polityki wynagrodzeń

• Opracowanie spójnych zasad wynagradzania dla wszystkich stanowisk i lokalizacji.
• Eliminacja nieuzasadnionych różnic wynikających z lokalnych praktyk czy indywidualnych negocjacji.
• Regularna weryfikacja i aktualizacja polityki wynagrodzeń w celu zapewnienia jej zgodności z przepisami.

5. Branża FMCG w obliczu nowych regulacji

Sektor FMCG, charakteryzujący się dużą różnorodnością stanowisk i znaczną liczbą zatrudnionych pracowników, stoi przed szczególnymi wyzwaniami w kontekście wdrażania nowych przepisów:

• Segmentacja danych:
  • Konieczność rozbicia raportów na różne kategorie, takie jak produkcja, logistyka, sprzedaż czy marketing.
  • Analiza regionalnych różnic w wynagrodzeniach, które mogą wynikać z lokalnych rynków pracy.
• Monitorowanie różnic regionalnych:
  • W sektorze FMCG często występują różnice w wynagrodzeniach między różnymi lokalizacjami.
  • Uzasadnienie takich różnic będzie wymagało szczegółowej analizy i dokumentacji.
• Usprawnienie procesów rekrutacyjnych:
  • Publikowanie informacji o wynagrodzeniach w ogłoszeniach o pracę może wpłynąć na atrakcyjność ofert.
  • Dostosowanie strategii rekrutacyjnych do nowych wymogów, w tym szkolenie rekruterów i menedżerów.
• Zarządzanie komunikacją wewnętrzną:
  • Transparentna komunikacja z pracownikami na temat zmian w polityce wynagrodzeń.
  • Budowanie kultury otwartości i zaufania, co może pozytywnie wpłynąć na morale i zaangażowanie pracowników.

6. Podsumowanie

Wprowadzenie Dyrektywy UE 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń i równego traktowania pracowników oznacza znaczące zmiany dla polskich pracodawców. Nowe obowiązki w zakresie raportowania, transparentności i neutralności systemów wynagradzania wymagają starannego przygotowania i dostosowania obecnych praktyk.

Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej rozpocząć działania mające na celu analizę i dostosowanie swoich polityk wynagrodzeń. Inwestycja w nowoczesne systemy IT, szkolenia dla kadry zarządzającej oraz otwarta komunikacja z pracownikami mogą znacząco ułatwić proces wdrażania nowych przepisów.

Dla branży FMCG, ze względu na jej specyfikę i skalę zatrudnienia, wyzwania mogą być szczególnie duże. Jednak właściwe przygotowanie i proaktywne podejście mogą nie tylko zapewnić zgodność z przepisami, ale także przynieść korzyści w postaci zwiększenia zaufania pracowników, poprawy wizerunku firmy oraz lepszego zarządzania zasobami ludzkimi.

Zdaniem twórców Dyrektywy, dążenie do równości płacowej i transparentności wynagrodzeń jest elementem budowania sprawiedliwego i efektywnego środowiska pracy, co może przełożyć się na sukces całej organizacji. Pozostaje natomiast otwarte pytanie, czy nakładanie na przedsiębiorców kolejnych formalnych obowiązków i koszty z tym związane nie przeważą w sposób negatywny korzyści z nowych przepisów, zwłaszcza że na podstawie dotychczasowych zasad i przepisów prawa pracy pracownicy są już formalnie bardzo mocno chronieni przez wszelką dyskryminacją i nierównościami.