Dlaczego każda firma powinna rozważyć wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych?
W obecnym środowisku biznesowym, gdzie rosnący nacisk kładzie się na etykę, transparentność i zgodność z prawem, ochrona sygnalistów staje się nie tylko wymogiem prawnym, ale także kluczowym elementem budowania zaufania i przewagi konkurencyjnej. Przyjęcie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, implementującej Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, wymaga od polskich przedsiębiorstw dostosowania się do nowych wymogów dotyczących procedur zgłoszeń wewnętrznych. Chociaż obowiązek ten dotyczy głównie większych firm, mniejsze podmioty coraz częściej uwzględniają go w kontekście współpracy z większymi graczami na rynku.
Wdrożenie procedur zgłoszeń wewnętrznych – obowiązek dla większych przedsiębiorstw
Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa weszła w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z jej zapisami, podmioty zatrudniające co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa, o ile na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku spełniają kryterium zatrudnienia. Oznacza to, że obowiązek ten powstaje po 1 stycznia 2025 r., w zależności od stanu zatrudnienia w przedsiębiorstwie.
Ramy czasowe wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych:
- Ustalenie stanu zatrudnienia
Jeśli w czwartek, 2 stycznia 2025 r., przedsiębiorca stwierdzi, że na dzień 1 stycznia 2025 r. zatrudnia co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową (Art. 23 ust. 1), jest zobowiązany do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Zgodnie z art. 23 ust. 2 Do liczby 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy.
- Konsultacje
Pracodawca musi następnie przeprowadzić konsultacje z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników w sprawie procedury zgłoszeń wewnętrznych (Art. 24 ust. 3). Przykładowo, przedsiębiorca przygotowuje projekt procedury i przedstawia go do konsultacji w piątek, 3 stycznia 2025 r.
Zgodnie z art. 24 ust. 4 Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury. Po zakończeniu konsultacji, pracodawca ogłasza procedurę osobom wykonującym pracę w sposób przyjęty w firmie (np. poprzez e-mail, intranet, tablicę ogłoszeń).
- Ogłoszenie procedury
Jeśli konsultacje zakończą się 8 stycznia 2025 r., procedura może zostać ogłoszona tego samego dnia. Alternatywnie, jeśli konsultacje zakończą się 13 stycznia 2025 r. to procedura zostanie ogłoszona 13 stycznia 2025 r.
- Początek obowiązywania procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia (Art. 24 ust. 5). W tym przykładzie data wejścia w życie procedury zgodnie z przepisami ustawy to 15 stycznia 2025 r. Alternatywnie, jeśli konsultacje zakończą się 13 stycznia 2025 r. i procedura zostanie ogłoszona 13 stycznia, to wejdzie w życie 20 stycznia 2025 r.
Podsumowując, ostateczne ramy czasowe wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny zamknąć się w następujących datach:
- 2 stycznia 2025 r.: Przedsiębiorca stwierdza, że spełnia kryterium zatrudnienia.
- 3 stycznia 2025 r.: Rozpoczęcie konsultacji z pracownikami.
- 8–13 stycznia 2025 r.: Zakończenie konsultacji.
- 8 lub 13 stycznia 2025 r.: Ogłoszenie procedury pracownikom.
- 15 lub 20 stycznia 2025 r.: Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie.
Czy warto wdrożyć procedury, jeśli firma nie jest zobowiązana przepisami?
Choć prawne zobowiązanie do wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych dotyczy głównie większych firm, istnieje wiele powodów, dla których nawet mniejsze przedsiębiorstwa powinny rozważyć ich wdrożenie:
- Wymagania partnerów biznesowych
Coraz więcej dużych firm, zwłaszcza działających globalnie, wymaga od kontrahentów, także tych mniejszych, posiadania wewnętrznych polityk i kodeksów zgodności. Te polityki obejmują normy jakości, zasady etyczne oraz procedury zgłaszania nadużyć. Stają się one kluczowym elementem współpracy w ramach łańcucha dostaw, szczególnie w branżach podatnych na korupcję.
- Budowanie kultury zaufania i odpowiedzialności
Procedury zgłoszeń wewnętrznych wspierają tworzenie otwartej i transparentnej kultury organizacyjnej. Pracownicy, mając możliwość bezpiecznego i poufnego zgłaszania nieprawidłowości, angażują się bardziej w działalność firmy. Zaufanie do organizacji wzrasta, co poprawia atmosferę w pracy.
- Wczesne wykrywanie problemów
Dzięki efektywnym kanałom zgłaszania, firmy mogą szybciej reagować na potencjalne problemy, co pozwala ograniczyć straty finansowe, uniknąć odpowiedzialności prawnej i utrzymać dobrą reputację.
- Przewaga konkurencyjna
Firmy, które samodzielnie wdrażają polityki zgłaszania nadużyć, są postrzegane jako bardziej profesjonalne i odpowiedzialne, co zwiększa zaufanie klientów, inwestorów i partnerów biznesowych.
Jak procedury zgłoszeń wewnętrznych wpisują się w strategię compliance?
Zgodnie z dyrektywą 2019/1937, sygnaliści odgrywają kluczową rolę w wykrywaniu naruszeń prawa. Ochrona sygnalistów jest niezbędna dla skutecznego egzekwowania prawa i ochrony interesu publicznego. Procedury zgłoszeń wewnętrznych powinny być traktowane nie tylko jako wymóg prawny, ale jako strategiczne narzędzie zarządzania ryzykiem i budowania kultury organizacyjnej.
Outsourcing – skuteczne rozwiązanie dla firm każdej wielkości.
Wprowadzenie wewnętrznych procedur zgłoszeniowych może stanowić wyzwanie, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorstw. Outsourcing to praktyczne rozwiązanie, które umożliwia firmom koncentrację na ich głównej działalności, jednocześnie spełniając wymagania prawne i biznesowe.
- Profesjonalna obsługa zgłoszeń
Firmy outsourcingowe specjalizują się w zarządzaniu zgłoszeniami od sygnalistów, oferując bezpieczne kanały komunikacji i zapewniając poufność. Personel odpowiedzialny za te zgłoszenia jest odpowiednio przeszkolony, także w zakresie ochrony danych.
- Optymalizacja kosztów
Dla wielu firm wdrożenie i utrzymanie wewnętrznych procedur zgłoszeniowych wiąże się z dużymi kosztami. Outsourcing eliminuje konieczność inwestowania w kosztowne systemy i szkolenia, co jest ważne zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.
- Zgodność z przepisami
Firmy outsourcingowe na bieżąco monitorują zmiany w regulacjach prawnych, co minimalizuje ryzyko niezgodności z przepisami.
- Większe zaufanie i anonimowość
Pracownicy często obawiają się zgłaszać nieprawidłowości wewnętrznie z obawy przed represjami. Zewnętrzny operator systemu zgłoszeń zwiększa ich poczucie bezpieczeństwa, a skuteczna ochrona poufności tożsamości sygnalistów jest niezbędna dla ochrony ich praw.
Obowiązek zgłoszeń wewnętrznych jako droga do większej efektywności
Ochrona sygnalistów jest kluczowa w wykrywaniu zagrożeń i zapobieganiu szkodom. Pracownicy, będący często pierwszymi świadkami nieprawidłowości, mogą chronić firmę przed konsekwencjami prawnymi. Skuteczne procedury zgłoszeń wspierają egzekwowanie prawa w kluczowych obszarach, a firmy promujące kulturę zgłaszania minimalizują ryzyko naruszeń i budują pozytywny wizerunek.
Outsourcing jako strategiczne narzędzie
Decydując się na outsourcing zgłoszeń wewnętrznych, firmy mogą skorzystać z wielu korzyści:
- Nowoczesne technologie: Zewnętrzne firmy często dysponują zaawansowanymi systemami IT, zapewniającymi bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń.
- Ekspertyza: Zewnętrzni specjaliści są na bieżąco z aktualnymi regulacjami prawnymi i najlepszymi praktykami ochrony sygnalistów.
- Elastyczność: Outsourcing umożliwia dostosowanie usług do bieżących potrzeb firmy, co jest istotne w dynamicznym środowisku biznesowym.
Perspektywy regulacyjne i rosnące oczekiwania
Zakres regulacji dotyczących ochrony sygnalistów może ulec rozszerzeniu. Dyrektywa 2019/1937 przewiduje możliwość poszerzenia ochrony na inne dziedziny prawa. Firmy, które wcześniej zdecydują się na wprowadzenie procedur, będą lepiej przygotowane na przyszłe zmiany.
Dodatkowo, rosnące oczekiwania społeczne i nacisk na odpowiedzialność społeczną przedsiębiorstw sprawiają, że transparentność i etyka stają się kluczowymi elementami oceny działalności firmy przez klientów i partnerów biznesowych.
Podsumowanie
Wprowadzenie procedur zgłoszeń wewnętrznych to nie tylko obowiązek prawny, ale także narzędzie budowania przewagi konkurencyjnej. Firmy, które zdecydują się na takie kroki, mogą liczyć na korzyści w kulturze organizacyjnej, zarządzaniu ryzykiem i relacjach z partnerami. Outsourcing zadań związanych z obsługą zgłoszeń to efektywne rozwiązanie, które pomaga firmom sprostać wyzwaniom ochrony sygnalistów, zanim stanie się to standardem rynkowym.