Polskie firmy stoją przed poważnym wyzwaniem. Nowe przepisy dotyczące ochrony sygnalistów wymagają od organizacji wdrożenia wewnętrznych procedur, które zapewnią ochronę osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Czasu na dostosowanie się jest niewiele, a stawka jest wysoka. Niespełnienie wymogów grozi nie tylko konsekwencjami prawnymi, ale również uszczerbkiem na reputacji firmy.
Wyzwanie Ochrony Sygnalistów
Nowe regulacje nakładają na firmy obowiązek ustanowienia jasnych i skutecznych kanałów, poprzez które pracownicy i inni interesariusze mogą zgłaszać nieprawidłowości. Procedury te muszą zapewniać poufność, dostarczać terminowych informacji zwrotnych dla sygnalisty oraz określać kroki, jakie firma podejmie w celu rozwiązania zgłoszonych problemów.
Wdrożenie takich procedur nie jest proste. Wymaga czasu, wiedzy specjalistycznej i zasobów, których wiele firm, zwłaszcza średniej wielkości, może nie posiadać. Proces ten obejmuje stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeń, przeszkolenie personelu w zakresie obsługi wrażliwych informacji oraz zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
Outsourcing jako Realne Rozwiązanie
Praktycznym rozwiązaniem, które firmy mogą rozważyć, jest zlecenie na zewnątrz niektórych zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych. Prawo wyraźnie pozwala organizacjom na delegowanie określonych funkcji podmiotom zewnętrznym. Zadania te obejmują:
- Przyjmowanie Zgłoszeń Wewnętrznych: Zewnętrzne firmy mogą dostarczyć bezpieczne systemy, takie jak infolinie czy platformy online, gdzie sygnaliści mogą poufnie składać swoje zgłoszenia.
- Potwierdzanie Otrzymania Zgłoszeń: Podmiot zewnętrzny może potwierdzić przyjęcie zgłoszenia, zapewniając sygnalistę, że jego obawy są traktowane poważnie.
- Dostarczanie Informacji Zwrotnej: Mogą komunikować się z sygnalistą, informując go o statusie zgłoszenia w ramach ustawowych terminów.
- Udzielanie Informacji o Procedurach Wewnętrznych: Zewnętrzni profesjonaliści mogą wyjaśnić firmowe procedury dotyczące obsługi zgłoszeń, zapewniając przejrzystość i zrozumienie.
Warto podkreślić, że choć te zadania mogą być outsourcowane, odpowiedzialność za prowadzenie dochodzeń i podejmowanie działań naprawczych pozostaje po stronie firmy. Takie podejście gwarantuje, że organizacja zachowuje kontrolę nad wrażliwymi sprawami wewnętrznymi, jednocześnie korzystając z wiedzy specjalistycznej profesjonalistów.
Korzyści z Outsourcingu Zadań Związanych ze Zgłoszeniami Wewnętrznymi
- Ekspertyza i Profesjonalizm
Zewnętrzne firmy nie tylko oferują bezpieczne systemy, takie jak infolinie czy platformy online, gdzie sygnaliści mogą poufnie składać swoje zgłoszenia. Specjaliści z firm zewnętrznych są przeszkoleni w zakresie obsługi zgłoszeń sygnalistów, co zapewnia wysoką jakość i skuteczność procesu. W praktyce oznacza to, że specjaliści z firmy zewnętrznej przyjmują i wstępnie weryfikują zgłoszenia, dbając o ich właściwe zarządzanie i poufność.
Dzięki temu firmy zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych nie muszą tworzyć w tym celu nowych etatów. Również pracownicy firmy nie są obciążeni dodatkowymi obowiązkami związanymi z obsługą zgłoszeń. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownicy musieliby poświęcać czas na zadania spoza ich głównego zakresu obowiązków, co mogłoby wpływać na ich efektywność i satysfakcję z pracy. - Bezstronność
Zewnętrzna obsługa może zwiększyć zaufanie sygnalistów, którzy mogą obawiać się zgłaszać nieprawidłowości bezpośrednio w firmie z obawy przed represjami. Co więcej, zapewnienie bezstronności jest wymogiem ustawowym. Jeśli firma sama obsługuje proces zgłoszeń, musi zadbać o to, aby osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń były wybierane z udziałem pracowników, a także były niezależne i bezstronne. Mimo tych starań przedsiębiorstwo może jednak spotkać się z zarzutami, że nie zapewnia pełnej obiektywności.
Decydując się na outsourcing, firma minimalizuje ryzyko takich oskarżeń. Zewnętrzny podmiot, jako niezależna jednostka, gwarantuje bezstronność w obsłudze zgłoszeń. Sygnaliści mogą czuć się bardziej komfortowo, wiedząc, że ich zgłoszenie trafia do niezależnych profesjonalistów, co zwiększa wiarygodność całego procesu. Dzięki temu przedsiębiorstwo nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również buduje kulturę zaufania i transparentności w organizacji.
- Zgodność z Przepisami
Profesjonalne firmy outsourcingowe są na bieżąco z aktualnymi regulacjami prawnymi, co minimalizuje ryzyko niezgodności z przepisami dotyczącymi ochrony sygnalistów i danych osobowych.
- Oszczędność Kosztów
Warto podkreślić, że na rynku istnieje wiele firm oferujących jedynie narzędzia czy oprogramowanie do obsługi zgłoszeń. Jednak samo posiadanie systemu informatycznego nie rozwiązuje wszystkich problemów. Kluczowe jest zaangażowanie odpowiednich ludzi, którzy będą potrafili właściwie zareagować na zgłoszenia, zapewnić sygnalistom skorzystanie z przysługujących im uprawnień i przeprowadzić wstępną ocenę sytuacji.
Outsourcing obsługi zgłoszeń wewnętrznych pozwala więc na połączenie nowoczesnych technologii z wiedzą i doświadczeniem specjalistów, co przekłada się na skuteczniejszą ochronę sygnalistów i lepsze zarządzanie ryzykiem w organizacji.
Tworzenie wewnętrznych systemów może być kosztowne, wymagając inwestycji w technologię i szkolenia. Outsourcing jest często bardziej opłacalny, szczególnie dla średnich przedsiębiorstw, gdyż eliminuje potrzebę wysokich wydatków początkowych. Firmy nie muszą inwestować w szkolenie pracowników ani tworzyć nowych stanowisk, co prowadzi do oszczędności finansowych i operacyjnych. Nie ma także konieczności opłacania abonamentu za drogie systemy obsługi zgłoszeń. Wszystkie te usługi może zapewnić firma specjalizująca się w obsłudze zgłoszeń wewnętrznych. Taka specjalistyczna firma zapewni nie tylko kanały zgłoszeń, ale własny personel do ich obsługi.
- Skupienie na Kluczowych Działaniach
Dzięki outsourcingowi firma może skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, nie angażując zasobów w rozwijanie i zarządzanie skomplikowanymi systemami zgłoszeń.
- Adresowanie Wspólnych Obaw
Niektóre organizacje mogą obawiać się outsourcingu ze względu na konieczność dzielenia się wrażliwymi informacjami z zewnętrznymi podmiotami. Ważne jest jednak zrozumienie, że:- Ścisłe Umowy o Poufności: Firmy zewnętrzne są prawnie zobowiązane do zachowania poufności. Mają obowiązek chronić informacje, które otrzymują.
- Kontrolowany Zakres Outsourcingu: Outsourcing obejmuje jedynie określone zadania, a firma zachowuje kontrolę nad procesem i dalszymi działaniami.
- Zgodność z Przepisami o Ochronie Danych: Wyspecjalizowani dostawcy przestrzegają regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, zapewniając właściwe przetwarzanie takich danych.
Jak Outsourcing Działa w Praktyce
Wyobraźmy sobie firmę, która decyduje się na outsourcowanie swoich kanałów zgłoszeń wewnętrznych. Proces może wyglądać następująco:
- Wybór Zewnętrznego Dostawcy
Przedsiębiorstwo zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów wybiera specjalistyczną firmę, która oferuje bezpieczne kanały zgłoszeń i koncentruje się na jak najlepszej obsłudze zgłoszeń od sygnalistów.
- Wdrożenie
Zewnętrzny dostawca proponuje procedurę zgłoszeń wewnętrznych przystosowaną do potrzeb firmy a po jej zaakceptowaniu i przyjęciu przez firmę uruchamia kanały zgłoszeń dostępny dla wszystkich pracowników firmy. Może to być infolinia, adres e-mail lub portal internetowy.
- Komunikacja z Pracownikami
Firma informuje personel o nowych kanałach zgłaszania, podkreślając, że wszelkie nieprawidłowości można zgłaszać w sposób poufny, bez obawy o jakiekolwiek negatywne konsekwencje dla zgłaszającego. Dostawca zewnętrzny dostarcza firmie wszystkie niezbędne informacje, aby umożliwić sprawne przejście przez ten krok.
- Gotowość do przyjmowania zgłoszeń
Podmiot obsługujący zgłoszenia wewnętrzne zapewnia codzienną dostępność kanałów dla sygnalistów, przez 5 dni w tygodniu. - Obsługa Zgłoszeń
Po przesłaniu zgłoszenia, zewnętrzny dostawca usługi, w imieniu zobowiązanej firmy potwierdza jego otrzymanie w ustawowo określonym terminie. W razie potrzeby może kontaktować się z sygnalistą w celu uzyskania dodatkowych informacji. - Przekazanie Firmie
Zewnętrzny dostawca usługi przekazuje zgłoszenie do wyznaczonej osoby lub działu w firmie odpowiedzialnego za prowadzenie dochodzeń. - Dochodzenie i Działania
Firma podejmuje działania następcze, które mogą być poprzedzone wewnętrznym dochodzeniem, a następnie podejmuje odpowiednie kroki w celu rozwiązania problemu.
Współpraca z Profesjonalistami
W niektórych przypadkach firmy mogą również angażować profesjonalistów, takich jak prawnicy czy detektywi, do pomocy w działaniach następczych. Chociaż działania następcze muszą być formalnie podjęte przez zobowiązaną firmę, nie ma żadnych przeszkód, aby w wykonywaniu tych obowiązków firma korzystała również z outsorcingu.
Dopilnowanie formalności
Prawo umożliwia outsourcing niektórych aspektów zgłoszeń wewnętrznych, jednak firmy muszą upewnić się, że:
- Dostawca usług zapewnił właściwe umowy: Kontrakty z podmiotami zewnętrznymi powinny jasno określać obowiązki, zobowiązania dotyczące poufności oraz środki ochrony danych.
- Zgodność z Regulacjami: Outsourcingowe umowy muszą spełniać wszystkie obowiązujące przepisy, w tym te dotyczące ochrony danych osobowych.
- Odpowiedzialność Firmy: Mimo delegowania zadań, odpowiedzialność za cały proces, w tym ochronę sygnalistów, spoczywa na firmie.
Czas na działanie
Ustawa o ochronie sygnalistów już weszła w życie. Firmy zobowiązane do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów muszą działać szybko. Zwlekanie może skutkować niezgodnością z przepisami, sankcjami prawnymi i uszczerbkiem na reputacji firmy. Outsourcing oferuje praktyczny i efektywny sposób na spełnienie wymogów prawnych bez obciążania wewnętrznych zasobów.
Podsumowanie
Outsourcing niektórych zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych jest praktycznym rozwiązaniem dla firm, które muszą sprostać nowym przepisom o ochronie sygnalistów. Pozwala organizacjom korzystać z zewnętrznej ekspertyzy, zapewnić zgodność z prawem i skupić się na swojej podstawowej działalności.
Rozważając outsourcing, firmy mogą:
- szybko wdrożyć skuteczne systemy zgłoszeń
- zapewnić zgodność z przepisami prawa
- chronić sygnalistów i promować kulturę przejrzystości
- efektywnie zarządzać kosztami
Jest to podejście, które równoważy potrzebę rygorystycznej kontroli wewnętrznej z praktycznymi aspektami biznesowymi. Firmy są zachęcane do eksplorowania tej opcji i wyboru profesjonalnych partnerów zewnętrznych, którzy pomogą firmie sprostać obowiązkom w sposób efektywny i profesjonalny.
Refleksje
Znaczenia ochrony sygnalistów nie można przecenić. Odgrywają oni kluczową rolę w identyfikowaniu i zapobieganiu naruszeniom prawa w organizacjach. Dzięki wdrożeniu solidnych mechanizmów zgłaszania, firmy nie tylko spełniają wymogi prawne, ale także wykazują zaangażowanie w etyczne praktyki biznesowe.
Outsourcing nie oznacza rezygnacji z kontroli, lecz wzmacnia możliwości firmy. Kluczowe jest zapewnienie, że osoby mające odwagę zgłosić nieprawidłowości mają dostęp do kanałów umożliwiających wysłuchanie ich głosu z poszanowaniem prywatności, wolności i praw, a także pewność, że firma podejmie niezbędne działania naprawcze.
Firmy powinny postrzegać to nie tylko jako wymóg prawny, ale także jako okazję do wzmocnienia integralności organizacyjnej. Przyjmując możliwości, jakie daje outsourcing, mogą przekształcić wyzwanie związane z zgodnością w strategiczną przewagę.
Dzięki outsourcingowi firmy obciążone nowymi obowiązkami mogą w sposób łatwy i bezstresowy zapewnić ich realizację, jednocześnie usprawniając swoje działania i koncentrując się na kluczowych aspektach działalności.